Bestil kort

Sådan ser du, om du bestiller ny periode eller nyt kort

Hvis der stå RK ud for eleven på elevadministrationslisten, er det et nyt kort, du bestiller.

Hvis der stå F ud for eleven på elevadministrationslisten, er det en fornyelse af en periode til det eksisterende kort. Der kommer altså ikke et nyt kort.

Klik igennem kasserne for flere oplysninger om bestillinger.

Vigtig information om bestilling af kort
Bestil kort indeværende år

Hvis der stå RK ud for eleven på elevadministrationslisten, er det et nyt kort du bestiller.

Hvis der stå F ud for eleven på elevadministrationslisten, er det en fornyelse af en periode til det eksisterende kort. Der kommer altså ikke et nyt kort.

Har du ændringer til et kort skal kortet spærres, du foretager ændringerne og bestiller et nyt. Du kan ikke ændre i oplysninger på et eksisterende kort.
Har ud ændringer til en elevs oplysninger (skolelokation, betaler, zoner) skal disse rettes inden du bestiller kort.

Bestilling af ny periode til ekesisterende kort og bestilling af nyt kort til en elev der ikke har haft kort før - foregår på samme måde.
Gå til elevadminstrationslisten. Markér ud for eleven og tryk "bestil markerede". Herefter får du et kontrolbillede frem. Her vil det igen fremgå, om det er en fornyelse "F" eller et nyt fysisk kort "RK", som du er ved at bestille. Når du har kontrolleret, at alt er korrekt, trykker du på "BESTIL".

Bestil nyt kort
Hvis der stå F ud for eleven, men eleven har mistet sit kort, skal du bestille et nyt. Du har to muligheder:

1: Markér i det lille felt ude til højre for eleven og tryk på "bestil markerede". Da eleven har et kort i forvejen, bliver du spurgt, om du vil spærre dette ved det nye korts første gyldighedsdato - det skal du sige ja til. Husk, at tjek om zoner og betaler er korrekt, inden du trykker på "bestil".

2: Du klikker på elevens navn, scroller ned til "elevens skolekort på rejsekort" og vælger funktionen "bestil erstatningskort". Denne funktion har du, såfremt kortet har en aktiv periode. Når du benytter funktionen "bestil erstatningskort", får du et kort med samme zoner og betaler, som det gamle kort.

Bestilling, nyt skoleår. Vigtig info inden du bestiller.

Hold altid øje med siden "Beskeder" her vil jeg informerer når der åbnes for bestillinger til det nye skoleår.

Vigtig info inden du starter med bestilling til det nye skoleår:
Har eleven skolekort i forvejen, vil din bestilling af det nye skoleår (ny periode) lægge sig på elevens eksisterende skolekort ved check-in. Der vil stå "F" ud for de elever der har skolekort i forvejen og hvor de samme zoner er tildelt. Der kommer IKKE et nyt krot.

Vigtigt, at eleven laver et check-in på rejsekortudstyr for at modtage perioden på sit kort. Elever der kører i bus, skal lave check-in, når de står på bussen. Elever der udelukkende kører i tog, er ikke vant til at lave check-in, og skal have besked på at gøre det.

Eleven har 2*30 dage til at modtage fornyelsen af en periode på sit rejsekort. Herefter annulleres den bestilte periode automatisk.

Lige når du har bestilt en periode, vil der stå "bestilt". Dette ændrer sig til "under produktion", når perioden er klar til, at eleven kan lave check-in og modtage perioden, som regel dagen efter. Når eleven har modtaget perioden, vil status være "udstedt".

Hvis der står "annulleret", har eleven ikke lavet et check-in inden for 30 dage. Systemet ligger automatisk perioden ud igen i 30 dage. Hvis eleven stadig ikke har lavet check-in, annulleres denne periode også. Systemet ligger ikke flere perioder ud automatisk, du skal herefter selv bestille en ny periode.

Så længe en periode ikke er checket-in og modtaget på kortet, er der ingen betaling. Du modtager ikke en faktura, før eleven laver check-in og modtager perioden på sit kort.

 

 

Bestilling, nyt skoleår. Sådan gør du. (Vigtigt ! Læs rubrikken "vigtig info inden du bestiller", inden du går i gang.)

Bestil til nyt skoleår:
Bruger du Tabulex/KMD skal alle elever være markeret til befordring i det nye skoleår i elevadministrationssystemet, før de kan importeres til MitSkolekort.

Stå på elevadministrationen. I det "gamle skoleår" skjuler du de elever, du ikke ønsker skal med.
Ændre årstal til det nye skoleår og tryk importer.

Alle rettelser skal være lavet (undtagen klasse) inden et kort bestilles, du kan ikke ændre oplysninger på et eksisterende kort.
Klassefeltet opdateres ikke automatisk. Se under menuen "redigering af oplysninger på en elev" hvis du har brug for vejledning til at ændre.

De elever der står "F" ved kan du fornye perioden til, hvis du ikke har rettelser ud over klassebetegnelse. Ønsker du at ændre startdato for perioden skal du gøre det inden du bestiller. Herefter markeres det lille felt ud for eleverne og trykkes på "bestil markerede".

De elever der står "RK" ved skal du give lidt opmærksomhed.
Oplever du der står RK ud for en elev, som har et kort i forvejen, tjekker du hvilke zoner eleven havde sidste år. Herefter tilpasser du zonerne i det nye skoleår til de samme som sidste år. Der vil nu stå F og du kan bestille fornyelsen.
Er det helt nye elever skal du kontrollere at eleve får de zoner på sit kort som passer til elevens behov og at betaleren er korrekt. Systemet kommer med et forslag til zoner.
Herefter markeres det lille felt ud for eleverne og trykkes på "bestil markerede".

Når du trykker på "Bestil markerede" får du en kontrolside. kontroller at alt er korrekt inden du trykker "Bestil". Der vil stå F på de elever, du fornyer perioder på og RK på dem, hvor du betiller et helt nye kort. Når du fornyer perioder kommer der IKKE et nyt kort.

Når du har trykket "Bestil" er kortet bestilt og du kan ikke efterfølgende annullerer/tilrette. Hvis du opdager en fejl efter du har trykket "Bestil" skal du ved nye kort (alle dem der stor RK ved) afvente at der kommer et rejsekortnummer - der går ca 3 dage. Herefter kan du spærrer kortet. De 50 kr som selve kortet koster, refunderes ikke når du spærrer et kort.


Se mere på side 24 under "Nyt Skoleår" i manualen.

Forny periode på kort

Hvis der står "F" ud for elevens navn på "elevadministration", er det en ny periode, du bestiller.

Sådan gør du:
Markér i det lille felt ud for eleven til højre og tryk "bestil markerede".
Kontrollér din bestilling og tryk "bestil".

Der er altid 2 dages leveringstid på en ny periode.

Når perioden er bestilt, skal eleven lave et check-in på rejsekortsudstyr for at modtage perioden. Det kan gøres, fra dagen efter du har bestilt perioden.

Status på kortet vil være "under produktion". Hvis eleven efter 30 dage ikke har været i kontakt med rejsekortudstyr, annulleres perioden og ligges automatisk ud igen i 30 dage.

Hvis eleven ikke er i kontakt med rejsekortsudstyr inden for 2*30 dage, annulleres perioden helt. Der bestilles ikke en ny periode automatisk.

Husk at fortæl eleven, at der skal laves check-in på rejsekortudstyr.

Når eleven har været i kontakt med rejsekortsudstyr og modtaget perioden, vil status på kortet være "udstedt".

Det er først, når eleven har modtaget perioden på sit kort, at der dannes en faktura.

Se mere under punkt 27 i manualen "Automaitsk fornyelse af perioder".

 

Autofornyelse

Autofornyelse betyder, at du har bestilt en periode til et eksisterende kort, hvor perioden nu lægges ud i 30 dage. Herefter annullerer systemet bestillingen, men ligger automatisk perioden ud igen i endnu 30 dage (autofornyelse).

Hvis eleven ikke har været i kontakt med rejsekortudstyr efter de 2*30 dage, annulleres bestillingen helt, og du skal bestille perioden igen.

Du kan altid se, om eleven har lavet check-in ved at tjekke status på kortet.

Det gør du ved at klikke på elevens navn, scrolle ned til "elevens skolekort på rejsekort". Her skal status være "udstedt", da det betyder, at eleven har lavet check-in og modtaget sin periode.

Du kan lave en rapport, der viser, hvilke elever der har lavet check-in og hvilke, der ikke har.

Se mere under punkt 27 i manualen "Automaitsk fornyelse af perioder".

Bestil erstatningskort

Erstatningskortet er en kopi af de data, der ligger på det gamle kort. Du kan IKKE rette oplysninger, når du bestiller erstatningskort.

Find eleven på Elevadministrationssiden.
Kilk på elevens navn.
Scroll forbi elevens stamdata, til du kommer til "Elevens skolekort på Rejsekort".
Ude til venstre i det blå bånd ses rejsekortnummeret, og til højre "Bestil erstatningskort" -

Tryk på linket og følg anvisningen, som systemet giver. (Har du ikke dette link, men kun "spær og refunder" er det fordi, der ikke er en aktiv (betalende) periode på kortet. Så kan du ikke bestille et erstatningskort. Se punktet "spær og refunder kort")

Når du har bestilt erstatningskort, vil du se, at der på det gamle kort står "erstattet". Ovenover denne får du en ny linje med et nyt blåt "bånd" - det er det nye kort.

Der er 8 dages leveringstid på nye kort. Men når du benytter "bestil erstatningskort", fortsætter betalingen, og du må derfor udstede et "Midlertidigt kort" til eleven fra DOT Webshop.

Når du bestiller erstatningskort, tilbagebetales restbeløbet automatisk til den konto, betaleren har oplyst, og der dannes en ny faktura på det nye kort, som fremsendes.

OBS: Der fremsendes ikke kreditnotaer - de kan i stedet ses efter cirka 10-12 dage i MitSkolekort under fanen "faktura og kreditnotaer"

Se mere på side 34 i manualen her.

Se mere om Midlertidige kort på side 57 i manualen. 

Bestil Midlertidigt skolekort

Der må kun udstede et midlertidigt kort, såfremt der er et betalende skolekort, hvor startdato er indtruffet.

Midlertidige kort bestilles på DOT Webshop. Se mere om hvordan du opretter dig på DOT webshop og bestiller et midlertidigt kort på side 57 i manualen.

Midlertidige skolekort kan være gyldige i op til 14 dage.

Har du brug for rejsehjemmel til en elev, som skolen/kommunen skal betale, indtil eleven har et gyldigt skolekort, kan du betille en print-selv billet på DOT Webshop.

Du skal være oprettet på DOT Webshop for at kunne bestille midlertidige kort og print-selv billetter. Tilmed dig her.

Spørgsmål ift. oprettelse på DOT WEB kontakt DOT Webshop på shop@dinoffentligetransport.dk.

Kontakt Skolekort

Hvis du har læst alle spørgsmålene og informationen igennem, og du ikke fandt svar på hvad du søgte, kan du kontakte Skolekort her. 

Kontakt Skolekort om bestilling af skolekort